Prevención de fraudes internos mediante rediseño de procesos y espacios de trabajo

Introducción: el fraude que se esconde a plena vista

Un empleado con acceso legítimo modifica discretamente un registro contable. Otro extrae información sensible en un pendrive, o aprueba una factura duplicada aprovechando la confianza del sistema. Ninguno fuerza cerraduras ni hackea contraseñas: actúan dentro de la organización, amparados por su posición, su rutina y, sobre todo, por un entorno que no los disuade.

El fraude interno es el delito más costoso y menos visible para las empresas (Association of Certified Fraud Examiners [ACFE], 2024). Según la ACFE, más del 40 % de los fraudes corporativos son cometidos por empleados o directivos con acceso autorizado (ACFE, 2024; PwC, 2022), y la detección promedio supera los doce meses. Ante esta realidad, las auditorías ex post son insuficientes. La verdadera prevención está en el diseño del entorno de trabajo: cómo se distribuyen los espacios, los procesos y las oportunidades.

El riesgo del interior: cuando el delito lleva acreditación

Los delincuentes de cuello blanco rara vez irrumpen desde fuera. Su ventaja es la familiaridad: conocen los sistemas, los horarios, los puntos ciegos y las rutinas de control. En criminología organizacional se denomina delito de oportunidad estructural a aquel que surge cuando los procedimientos y el entorno facilitan la acción sin riesgo de detección (Piquero & Benson, 2004; Cressey, 1953).

Controles tradicionales —contraseñas, cámaras o revisiones contables— son necesarios, pero no suficientes. Si el entorno laboral refuerza el anonimato, la rutina y la falta de supervisión, el fraude encuentra su hábitat natural. La criminología ambiental y la prevención situacional aportan una solución distinta: rediseñar el contexto para que el delito resulte difícil, arriesgado o inútil (Clarke, 1997; Wortley & Mazerolle, 2013).

Criminología ambiental aplicada al entorno corporativo

El enfoque CPTED (Crime Prevention Through Environmental Design), originalmente aplicado a espacios urbanos, tiene una utilidad creciente en el ámbito empresarial (Atlas, 2013; Newman, 1972). Su objetivo es reducir oportunidades delictivas mediante diseño físico, control visual y estructura organizativa (Cozens & Love, 2015).

Principios básicos aplicables al entorno corporativo:

• Vigilancia natural: los puestos de trabajo deben permitir visibilidad mutua, sin zonas ciegas. La transparencia física reduce el anonimato, y la trazabilidad digital complementa esta vigilancia (Reynald & Elffers, 2015).
  
• Territorialidad: cada zona debe tener un responsable claro. Los espacios “de nadie” son los más propensos a la apropiación indebida (Clarke, 1997).
  
• Control de accesos: diferenciar niveles de autorización y registrar digitalmente quién entra, cuándo y por qué.
  
• Mantenimiento y orden: un entorno cuidado y estructurado transmite control y reduce la percepción de impunidad (Cozens & Love, 2015).

En conjunto, estos principios crean una atmósfera donde el comportamiento fraudulento pierde anonimato y oportunidad.

Rediseño de procesos internos: cuando el flujo previene

Más allá del espacio físico, el diseño de procesos es el verdadero cortafuegos del fraude. Un proceso bien estructurado divide poder, rastrea decisiones y elimina huecos de impunidad (Clarke, 1997; ACFE, 2024).

1. Segregación de funciones: ningún empleado debe controlar todas las fases de una transacción.
   
2. Rastros de auditoría visibles: sistemas ERP y bases de datos que generen huellas automáticas de cada acción; el registro es disuasorio por sí mismo (Wortley & Mazerolle, 2013).
   
3. Aprobaciones cruzadas: la interdependencia entre áreas (compras, contabilidad, logística) evita manipulación unilateral.
   
4. Alertas tempranas e inteligencia de datos: detección de patrones inusuales en pagos, inventarios o correos internos.
   
5. Cultura de transparencia y canales éticos: espacios donde reportar irregularidades sin represalias, respaldados por políticas claras de compliance (García-Pablos de Molina, 2021).

Cada ajuste procesal disminuye la ventana de oportunidad y refuerza la percepción de control continuo, uno de los disuasores más eficaces según la teoría de la elección racional del delito (Clarke, 1997).

Rediseño físico y espacial: el entorno como auditor silencioso

Los espacios también comunican. Una oficina compartimentada, con zonas oscuras o despachos aislados, refuerza el anonimato y dificulta la supervisión. En cambio, un entorno planificado bajo criterios criminológicos crea vigilancia natural y rendición de cuentas visual (Atlas, 2013; Newman, 1972).

• Visibilidad cruzada: el diseño abierto permite que la actividad laboral sea observable sin sensación de control opresivo.
  
• Zonas de control y acceso limitado: archivos, servidores y almacenes con acceso trazable.
  
• Circuitos de tránsito diseñados: evitar recorridos ocultos o no supervisados.
  
• Integración estética: seguridad visible pero no intimidante.
  
• Espacios colaborativos bien ubicados: fomentan la observación informal y la cohesión, reduciendo oportunidades de fraude (Cozens & Love, 2015).

El entorno físico se convierte así en una herramienta disuasoria sutil pero poderosa: ver y ser visto limita la tentación de actuar sin consecuencias.

Casos y buenas prácticas

Empresas internacionales del sector financiero y tecnológico han implementado rediseños basados en principios criminológicos con resultados tangibles:

• Una entidad bancaria en Zúrich redujo un 35 % las irregularidades contables tras reestructurar el flujo de aprobación de gastos y establecer rastros digitales automáticos.
  
• Un centro logístico en Rotterdam rediseñó los circuitos de tránsito interno, reduciendo los robos de mercancía.
  
• En España, varias compañías de distribución aplican modelos de “control distribuido”: visibilidad compartida y segregación de tareas.

Los resultados confirman que la prevención eficaz del fraude no es reactiva, sino estructural (ACFE, 2024; PwC, 2022).

Beneficios estratégicos del rediseño criminológico

• Reducción directa de pérdidas económicas.
  
• Refuerzo reputacional ante auditores e inversores.
  
• Integración entre compliance, criminología y gestión de riesgos.
  
• Mejora del clima laboral: transparencia y confianza.
  
• Optimización operativa: flujos trazables y eficientes.

Invertir en rediseño organizativo es apostar por una cultura de control visible y confianza sostenible (García-Pablos de Molina, 2021).

Conclusión: rediseñar para prevenir

La lucha contra el fraude interno no se gana con más controles ni con nuevas auditorías; se gana rediseñando los entornos donde las oportunidades surgen. La criminología aplicada demuestra que cada plano de oficina, cada flujo de aprobación y cada rastro de auditoría son piezas del sistema inmunológico de la empresa (Wortley & Mazerolle, 2013).

No se trata de desconfiar de las personas, sino de construir entornos donde la tentación carezca de espacio y anonimato (Clarke, 1997).

En Forentia 360 aplicamos principios de criminología ambiental y situacional para ayudar a las organizaciones a diseñar procesos y espacios más seguros, eficientes y éticos. Porque, en la prevención del fraude, el mejor control no es el que castiga, sino el que disuade desde el diseño (Clarke, 1997).

Referencias

ACFE – Association of Certified Fraud Examiners. (2024). Report to the Nations: 2024 Global Study on Occupational Fraud and Abuse. Austin, TX: ACFE.

Atlas, R. (2013). 21st Century Security and CPTED: Designing for Critical Infrastructure Protection and Crime Prevention (2ª ed.). CRC Press.

Clarke, R. V. (1997). Situational Crime Prevention: Successful Case Studies (2nd ed.). Harrow and Heston.

Cozens, P., & Love, T. (2015). A review and current status of Crime Prevention through Environmental Design (CPTED). Journal of Planning Literature, 30(4), 393–412.

Cressey, D. R. (1953). Other People’s Money: A Study in the Social Psychology of Embezzlement. Glencoe, IL: Free Press.

García-Pablos de Molina, A. (2021). Criminología: una introducción a sus fundamentos teóricos (10ª ed.). Valencia: Tirant lo Blanch.

Newman, O. (1972). Defensible Space: Crime Prevention through Urban Design. New York: Macmillan.

Piquero, N. L., & Benson, M. L. (2004). White-collar crime and criminal careers: Specifying a trajectory of punctuated situational offending. Journal of Contemporary Criminal Justice, 20(2), 148–165.

PwC. (2022). Global Economic Crime and Fraud Survey 2022: The Fight Against Fraud. PricewaterhouseCoopers International Limited.

Reynald, D. M., & Elffers, H. (2015). The future of Newman’s Defensible Space theory: Linking Defensible Space and the routine activities of place. European Journal of Criminology, 12(4), 463–481.

Wortley, R., & Mazerolle, L. (Eds.). (2013). Environmental Criminology and Crime Analysis (2nd ed.). Routledge.